Análise do artigo "Collaborative Development: A New Culture Affects an Old Organisation"
O artigo mencionado podde ser acedido através da seguinte hiperligação:
Introdução
O artigo mencionado relata a aplicação de uma nova metodologia de desenvolvimento na implementação de um novo projecto de TI na Universidade de Wiscosin-Madison. Assim, e em vez do método tradicional de “construção em cascata”, em que projectistas e utilizadores se encontram sempre separados quer na construção, quer na aplicação ou ainda na avaliação de determinado projecto, os autores adoptaram um modelo colaborativo de desenvolvimento, onde todos os actores envolvidos no projecto se encontram reunidos, e ao longo deste artigo relatam todo o processo assim como a sua avaliação.
Resumo
Assim na análise das consequências da aplicação do processo colaborativo, são referidos aspectos ao nível da mudança de cultura, ao nível da comunicação, ao nível da tomada de decisões e ao nível da gestão de expectativas. No final faz-se uma conclusão das razões que levam a acreditar porque este é um melhor processo na resolução de projectos de TI.
Mudança de cultura
Ao nível da mudança de cultura refere-se que se cria uma nova cultura resultante da fusão de muitas outras culturas ou modos de trabalho utilizados anteriormente, como sejam a criação de várias equipas de trabalho ou o estabelecer meios de comunicação efectiva entre os intervenientes o que começa por provocar um alto sentimento de incerteza e ansiedade ou marginalização nos diversos membros das equipas (“…There was a huge sense of uncertainty…”, p-41; “…the way they had done their jobs for years was no longer important. They felt marginalized…”, “…In the IT arena, the collaborative process also precipitated dramatic changes, and the intense team work was not initially seen as desirable…”, p-42). No entanto, com o desenrolar do projecto ao longo do tempo todos os participantes acabaram por reconhecer que o seu envolvimento e a sua participação, foram determinantes e fundamentais para a conclusão de todo o processo, e a um nível de qualidade superior ao dos processos tradicionais. Na resolução destas mudanças verificou-se ser fundamental a realização de “conversas” face a face, em pequenos grupos ou em grupos alargados de trabalho, de forma a discutir o processo, a definir papeis e responsabilidades, esclarecer dúvidas ou ultrapassar receios, causas estas inerentes à mudança realizada. Por fim de referir que todas as mudanças registadas devem ser usadas como uma oportunidade de desenvolvimento de novas competências e desenvolvimento profissional.
Mudança de cultura
Ao nível da mudança de cultura refere-se que se cria uma nova cultura resultante da fusão de muitas outras culturas ou modos de trabalho utilizados anteriormente, como sejam a criação de várias equipas de trabalho ou o estabelecer meios de comunicação efectiva entre os intervenientes o que começa por provocar um alto sentimento de incerteza e ansiedade ou marginalização nos diversos membros das equipas (“…There was a huge sense of uncertainty…”, p-41; “…the way they had done their jobs for years was no longer important. They felt marginalized…”, “…In the IT arena, the collaborative process also precipitated dramatic changes, and the intense team work was not initially seen as desirable…”, p-42). No entanto, com o desenrolar do projecto ao longo do tempo todos os participantes acabaram por reconhecer que o seu envolvimento e a sua participação, foram determinantes e fundamentais para a conclusão de todo o processo, e a um nível de qualidade superior ao dos processos tradicionais. Na resolução destas mudanças verificou-se ser fundamental a realização de “conversas” face a face, em pequenos grupos ou em grupos alargados de trabalho, de forma a discutir o processo, a definir papeis e responsabilidades, esclarecer dúvidas ou ultrapassar receios, causas estas inerentes à mudança realizada. Por fim de referir que todas as mudanças registadas devem ser usadas como uma oportunidade de desenvolvimento de novas competências e desenvolvimento profissional.
Comunicação
Segundo os autores do artigo, no que concerne à comunicação, a quebra da cultura tradicional de trabalho tem como consequência, de entre outras coisas, que os canais ou formas de comunicação tenham de ser redefinidos. A quebra de uma estrutura tradicional de comunicação leva-nos a resolver dois novos problemas, um ao nível dos intervenientes, outro ao nível dos canais de comunicação. Assim por exemplo, visto que a chave da colaboração reside na comunicação, seríamos levados a pensar que quanto mais melhor, no entanto este “mais” pode resultar num “ignorar” ou “isolar”. Assim remover é tão importante quanto adicionar actores ou informação no processo colaborativo, e são disso exemplo a gestão de listas de e-mails ou fóruns de discussão.
Por outro lado há que ter em atenção que a estrutura de comunicação é dinâmica, a maior parte das vezes não se aplica da mesma maneira em diferentes fases do processo. Outra variável a considerar é a necessidade da existência de um porta-voz por cada equipa de trabalho, pois assim cria-se um filtro para o “ruído” causado por informação desnecessária ou incorrectamente transmitida. No aspecto que se acabou de referir, não se pode esquecer a relação que o mesmo tem com aspectos individuais de personalidade, ou ainda com eventuais mal-entendidos ou interpretações dúbias o que leva a considerar a existência de discussões abertas e à existência de um outro elemento de validação de informação, e em que este último interveniente não se torne num pólo de discórdia, mas sim num elemento facilitador da comunicação e proactivo na resolução de conflitos.
Por outro lado há que ter em atenção que a estrutura de comunicação é dinâmica, a maior parte das vezes não se aplica da mesma maneira em diferentes fases do processo. Outra variável a considerar é a necessidade da existência de um porta-voz por cada equipa de trabalho, pois assim cria-se um filtro para o “ruído” causado por informação desnecessária ou incorrectamente transmitida. No aspecto que se acabou de referir, não se pode esquecer a relação que o mesmo tem com aspectos individuais de personalidade, ou ainda com eventuais mal-entendidos ou interpretações dúbias o que leva a considerar a existência de discussões abertas e à existência de um outro elemento de validação de informação, e em que este último interveniente não se torne num pólo de discórdia, mas sim num elemento facilitador da comunicação e proactivo na resolução de conflitos.
Tomada de Decisões
Uma das metas do processo colaborativo relaciona-se com a resolução, teste e avaliação de problemas de uma forma mais fácil e mais rápida. Isto porque, por exemplo, se uma solução para um determinado problema falhar, as mudanças serão mais rapidamente encontradas visto as equipas de trabalho terem um conhecimento mais profundo do projecto dado que as são compostas por todos os tipos de intervenientes no projecto. Convém assim dotar as equipas de trabalho com poderes de autonomia, o que as responsabiliza em todo o processo. Do mesmo modo, deverá haver relatórios escritos regulares e reuniões ao longo do desenrolar do processo, para a troce de informação e negociação de decisões.
Gestão de expectativas
Visto que o ambiente colaborativo se predispõe à utilização de situações de brainstorming e de estreita colaboração entre os intervenientes, é natural que surjam muito boas soluções, no entanto também eventualmente algumas delas não serão para aplicar numa situação de solução que os autores denominam de versão 1.0, quer por razões económicas quer por razões de eficiência do projecto, em que as demais das vezes a versão 1.0 não será a versão final desse mesmo projecto.
Assim se chega à conclusão de que os limites do processo colaborativo se encontram no brainstorming atrás mencionado, na capacidade de abertura do processo e em situações de inclusão. Por isto que se acaba de referir, e porque os intervenientes acabam por se envolver também emocionalmente através das ideias e soluções que propõem, então uma das vertentes importantes deste processo reside na gestão das relações interpessoais e gestão de expectativas.
Para superar alguns dos problemas que surgem na gestão em questão convém pois tomar algumas decisões tais como: restringir, sempre que possível, a discussão centrada no produto pretendido ou na planificação do projecto e na planificação traçada; seguir de acordo com prioridades pré-estabelecidas; definir quais as etapas intermédias que são fundamentais para a prossecução do projecto; comunicar as razões que justificam a tomada de decisões e a análise de toda a estrutura do projecto; estabelecer protocolos de avaliação e testagem intermédias; respeitar regras claras para que se atinja o sucesso de todo o processo. Isto tudo com o intuito de se conseguir a conclusão do projecto de um modo efectivamente mais rápido do que por utilização dos processos tradicionais.
Porque é este um melhor processo
Gestão de expectativas
Visto que o ambiente colaborativo se predispõe à utilização de situações de brainstorming e de estreita colaboração entre os intervenientes, é natural que surjam muito boas soluções, no entanto também eventualmente algumas delas não serão para aplicar numa situação de solução que os autores denominam de versão 1.0, quer por razões económicas quer por razões de eficiência do projecto, em que as demais das vezes a versão 1.0 não será a versão final desse mesmo projecto.
Assim se chega à conclusão de que os limites do processo colaborativo se encontram no brainstorming atrás mencionado, na capacidade de abertura do processo e em situações de inclusão. Por isto que se acaba de referir, e porque os intervenientes acabam por se envolver também emocionalmente através das ideias e soluções que propõem, então uma das vertentes importantes deste processo reside na gestão das relações interpessoais e gestão de expectativas.
Para superar alguns dos problemas que surgem na gestão em questão convém pois tomar algumas decisões tais como: restringir, sempre que possível, a discussão centrada no produto pretendido ou na planificação do projecto e na planificação traçada; seguir de acordo com prioridades pré-estabelecidas; definir quais as etapas intermédias que são fundamentais para a prossecução do projecto; comunicar as razões que justificam a tomada de decisões e a análise de toda a estrutura do projecto; estabelecer protocolos de avaliação e testagem intermédias; respeitar regras claras para que se atinja o sucesso de todo o processo. Isto tudo com o intuito de se conseguir a conclusão do projecto de um modo efectivamente mais rápido do que por utilização dos processos tradicionais.
Porque é este um melhor processo
Os autores começam por relatar que o aparecimento de um erro do projecto se torna de muito mais fácil resolução visto as ligações entre as diversas equipas já existirem, por outro lado também existe um conhecimento mais profundo de todo o projecto dada a heterogeneidade dessas mesmas equipas e onde as barreiras de comunicação já foram vencidas em etapas anteriores do projecto. Para reforçar as conclusões em benefício da utilização deste processo seguem-se algumas transcrições do artigo (p-45):
“…A particular benefit was the strenght of the relationships built by using this methodology…”
“…We believe the collaborative process Isa significant improvement over a waterfall process…”
“…The collaborative process has become the new standard for projects betwen the Registrar’s Office and DoIT…”
Análise comparativa do artigo com eventuais desafios propostos à Educação
“…A particular benefit was the strenght of the relationships built by using this methodology…”
“…We believe the collaborative process Isa significant improvement over a waterfall process…”
“…The collaborative process has become the new standard for projects betwen the Registrar’s Office and DoIT…”
Análise comparativa do artigo com eventuais desafios propostos à Educação
Torna-se óbvio que o desenvolvimento colaborativo é actualmente um dos desafios propostos aos métodos tradicionais de ensino utilizados na Educação. Este mesmo processo colaborativo torna-se mais evidente com a utilização crescente de Sistemas de Gestão de Aprendizagem LMS (Learning Management System), e, nomeadamente em Portugal com a divulgação e adopção por parte das escolas, da plataforma moodle.
A plataforma moodle ao proporcionar um ambiente virtual de aprendizagem apoiado na internet acaba por ser a ferramenta ideal para o desenvolvimento colaborativo tal como é explanado no artigo em análise.
Pela independência do espaço e do tempo proporcionada por esta plataforma, também ela gestora de conteúdos, então estas são mais duas razões de peso para a adopção da mesma para a experimentação de projectos colaborativos em educação.
De toda a análise realizada no artigo, todos os aspectos abordados são igualmente válidos nos processos de ensino-aprendizagem e assim o paralelismo entre as duas realidades, Empresarial e a de Educação é evidente, bastando para isso, por exemplo, substituir a noção de Projecto empresarial por Conteúdo programático de uma determinada disciplina. Por outro lado ao implantarmos o processo colaborativo no sistema educativo, porque esse mesmo processo irá ser adoptado pelo sistema empresarial então não estamos mais do que a construir a Escola para a vida.
Por fim apresento algumas ligações que considero importantes para a compreensão deste processo que se centra mais nas pessoas do que apenas nas tecnologias:
A plataforma moodle ao proporcionar um ambiente virtual de aprendizagem apoiado na internet acaba por ser a ferramenta ideal para o desenvolvimento colaborativo tal como é explanado no artigo em análise.
Pela independência do espaço e do tempo proporcionada por esta plataforma, também ela gestora de conteúdos, então estas são mais duas razões de peso para a adopção da mesma para a experimentação de projectos colaborativos em educação.
De toda a análise realizada no artigo, todos os aspectos abordados são igualmente válidos nos processos de ensino-aprendizagem e assim o paralelismo entre as duas realidades, Empresarial e a de Educação é evidente, bastando para isso, por exemplo, substituir a noção de Projecto empresarial por Conteúdo programático de uma determinada disciplina. Por outro lado ao implantarmos o processo colaborativo no sistema educativo, porque esse mesmo processo irá ser adoptado pelo sistema empresarial então não estamos mais do que a construir a Escola para a vida.
Por fim apresento algumas ligações que considero importantes para a compreensão deste processo que se centra mais nas pessoas do que apenas nas tecnologias:
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